Stævnesystem til fodbold

Et stævnesystem til fodbold holder styr på alt det, der ellers ender i regneark, mails og sms'er: hvilke hold der er tilmeldt, hvem der har betalt, hvornår hver kamp spilles, og hvordan stillingen ser ud. Matchbase er bygget som et samlet stævnesystem til danske klubber, så arrangøren kan oprette stævnet, tage imod tilmeldinger og generere kampprogrammet uden at skifte mellem 3 eller 4 forskellige værktøjer.

På denne side gennemgår vi, hvad et godt system skal kunne før, under og efter stævnedagen, hvordan arbejdsgangen ser ud i praksis, og hvad forskellen er på et stævnesystem og et almindeligt turneringsprogram. Nederst finder I de stævner, der lige nu afvikles gennem Matchbase, og svar på de spørgsmål arrangører oftest stiller, inden de går i gang.

Arbejdet begynder 2 til 4 måneder før stævnedagen, når invitationen sendes ud. Her afgør systemet, hvor mange mails arrangøren skal besvare manuelt. Med Matchbase som arrangør opretter I stævnet med årgange, spilform, pris og frist, og holdene tilmelder sig selv via en offentlig side.

• Online tilmelding med felter for klub, hold, årgang, niveau og kontaktperson, så I slipper for at taste holdene ind.
• Betaling og venteliste i samme flow, så en plads først er sikret, når holdgebyret er betalt, og I kan rykke næste hold op fra ventelisten ved afbud.
• Synlighed over for trænere i hele landet, fordi stævnet vises blandt alle aktuelle stævner og på landsdels- og årgangssiderne.
• Beskeder til alle tilmeldte på én gang, når kampprogrammet er klar, eller en bane må flyttes.

På selve dagen skal systemet være hurtigere end papir. Kampprogrammet bygges ud fra antal baner, kamplængde og pauser, og resultater tastes direkte fra banen på mobilen. Stillingen opdateres med det samme, så forældre og trænere ikke behøver at spørge ved dommerbordet.

Puljespil, placeringskampe og finaler hænger sammen i ét program, så nummer 1 i pulje 1 automatisk møder nummer 1 i pulje 2, når puljerne er færdigspillede. Vil I forstå de forskellige afviklingsformer først, forklarer siden om turneringssystemer forskellen på puljer, cup og alle mod alle.

Et turneringsprogram laver kampplanen og ikke meget andet. Et stævnesystem dækker hele forløbet fra invitation til afsluttet regnskab. Har I kun brug for selve planen til et internt træningsstævne, kan en turneringsplan generator være nok, og til de helt små stævner rækker en færdig turneringsplan til 4 hold ofte.

Skal I derimod modtage tilmeldinger fra 20, 40 eller 80 hold, opkræve holdgebyr på 300 til 800 kr og holde 6 baner kørende fra klokken 9 til 16, sparer et samlet system typisk 10 til 15 timers frivilligt arbejde pr. stævne. Det er den tid, der ellers går med at rykke for betalinger, rette i regneark og svare på de samme spørgsmål mange gange.

Matchbase er gratis at komme i gang med, og I betaler ikke for at oprette stævnet eller tage imod tilmeldinger. Systemet er bygget til børne- og ungdomsfodbold fra U6 til U19 i 3v3, 5v5, 8v8 og 11v11, men fungerer lige så godt til seniorstævner og firmafodbold.

Opret en gratis arrangørkonto, og byg stævnet i 5 trin: grundoplysninger, rækker og priser, baner og tider, puljer og til sidst kampprogrammet. Hele opsætningen tager omkring 20 minutter første gang, og stævnet kan ligge som kladde, indtil alt er på plads.

Når stævnet er publiceret, vises det automatisk for trænere, der leder efter fodboldstævner i 2026 og for de årgange, I har åbnet for. Første tilmelding kommer ofte inden for de første 48 timer.

• Trin 1: Navn, sted, dato og tilmeldingsfrist. Stævnet kan ligge som kladde, indtil I er klar.
• Trin 2: Årgange, spilform og pris pr. hold. Vælg om der er venteliste.
• Trin 3: Antal baner, kamplængde og pauser. Systemet regner kapaciteten ud.
• Trin 4: Puljeforslag ud fra de tilmeldte hold, som I frit kan justere.
• Trin 5: Generér kampprogrammet, og publicér det til alle hold med én besked.